随着2008年奥运会的临近,我们将有越来越多的机会与各国友人进行交流和往来,各国、各领域代表团的来访也将会变得更加频繁和深入。

　　一般来讲,作为接待方,在每个访问团组抵达之前,都要制定一份具体的接待计划,确定接待人员,并按计划逐步落实。

　　首先,明确对方的来访目的。例如,一个卫生代表团来访,接待人员就要提前了解代表团此行主要想了解哪方面的情况:是传染病的预防与控制,还是社区医疗卫生,或是某一特定领域。根据他们的具体要求,我方应安排相关的医院和医疗机构,并提前与该医院或机构取得联系,确定访问的时间、内容和接待人员。最好事先熟悉一下要访问的机构,并安排备用项目以备不时之需。

　　同时,还要了解代表团成员的基本情况,包括他们的身份、职务、专业、信仰、年龄等。在一定程度上,这些细节信息对于接待活动能否成功起到至关重要的作用。通过了解代表团成员的身份、专业、职务等,就可以在公务访问中安排与之相关的专家和工作人员进行座谈和交流,并就双方感兴趣的课题洽谈、合作,使访问变得更加充实,更具有实效性。

　　在访问团抵达住宿地后,接待人员要向团组成员简要地介绍此次访问行程的安排和注意事项,发放相关资料,以便代表团成员提前做好各项准备。同时,在以后每天访问结束后,还要告知次日的活动安排,使代表团成员做到心中有数,有的放矢。

　　另外,观光旅游也是每个来访代表团的重要行程之一。一般来讲,代表团观光旅游的时间有限,接待人员就要选择一些最能体现中国历史文化的名胜古迹安排代表团参观。例如,天安门、故宫、长城、颐和园等都是外宾比较感兴趣的地方,也是各国代表团来访必游之处。通过观光旅游,外宾可以更直观地了解中华民族的历史文化,增进彼此之间的友谊。

　　当然,在实际接待外宾活动中,视当时的情况,接待程序或安排会有所不同。但只要记住核心的一点,彼此尊重对方的文化、信仰、礼仪和民俗习惯,接待过程就会愉快而友好。

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